In diesem Jahr ist die Citkomm auf dem CeBIT-Gemeinschaftsstand der IT-NRW im Public Sector Parc in Halle 9 vertreten. Sie stellt die Ergebnisse des Projekts "Shared Service Digitale Postbearbeitung" vor, das im Rahmen des vom Land Nordrhein-Westfalen geförderten Modellvorhabens „Vernetzte Verwaltung“ durchgeführt wird. Die Citkomm begleitet die am Projekt beteiligten Partner, den Kreis Soest und den Märkischer Kreis sowie die Städte Lippstadt und Soest, als IT-Dienstleister. Das Projekt zeigt auf, wie kommunale Dienstleistungen durch neue Organisations- und Arbeitsformen auf Basis moderner Informationstechnologie kostengünstiger angeboten werden können. Für zwei ausgewählte Kernprozesse wurden elektronische Lösungen geschaffen: für den kreditorischen Workflow und die Bearbeitung von Verkehrsordnungswidrigkeiten.

Idee des Teilprojekts "kreditorischer Workflow" ist, Prozesse zu vereinheitlichen und Medienbrüche zu verringern. Bei der Beschaffung von Gütern in einer Verwaltung - sei es der neue Bürostuhl für einen Kollegen oder der Blumenstrauß für ein Dienstjubiläum - handelt es sich um äußerst heterogene Prozesse. Aus der Projektarbeit ist das Soll-Modell eines kreditorischen Workflows entstanden, das mit Hilfe des DMS/VBS Prodea abgebildet wurde.

Zusätzlich ist es dem Projektteam durch Einbeziehung von Dienstleistern gelungen, die Voraussetzungen für die umfängliche digitale Schriftgutbearbeitung bereitzustellen. Das Projektteam hat anhand des kreditorischen Workflows gezeigt, dass es möglich ist, durch den intelligenten Einsatz von Software Prozesse deutlich zu verschlanken, Durchlaufzeiten zu verkürzen und somit einen großen Schritt in Richtung der „Mittelstandsfreundlichen Verwaltung“ zu gehen.

Die Realisierung von Skaleneffekten durch den Einsatz eines Shared Service Centers und die Einführung der elektronischen Akte steht auch beim zweiten Teilprojekt "Elektronische Akte im Verfahren Verkehrsordnungswidrigkeiten" der vernetzten Verwaltung im Fokus. Freiheit von Medienbrüchen und die Verkürzung von Bearbeitungszeiten sind die erklärten Ziele der organisatorischen und technischen Neuerungen.

Der Geschäftsprozess „Verkehrsordnungswidrigkeiten“ ist gekennzeichnet durch ein sehr hohes Postaufkommen. Gelingt es, die Zeit der Sachbearbeitung pro erstelltem Schriftstück zu verkürzen, stellen sich signifikante Skaleneffekte ein. Dies kann durch Verlagerung des üblicherweise lokal anfallenden Postaufkommens in den zentralen Druck sowie durch die Automatisierung von Zuordnungsprozessen eingehender Schriftstücke erreicht werden .

Durch den Einsatz moderner Software zur Sachbearbeitung von Verkehrsordnungswidrigkeiten ist ein Umdenken von der papierbasierten zur elektronischen Akte bei gleichzeitiger Entlastung der Beteiligten möglich.

Die Projektpartner eint der Gedanke, sich in dieser Zeit des Umbruchs konsequenter am Kunden - dem Bürger - auszurichten und höhere Bürgernähe und Präsenz bei gleichzeitig rationalerer Nutzung der Ressourcen zu gewährleisten. 

Besuchen Sie uns an unserem Messe-Serviceplatz auf dem Gemeinschaftsstand der NRW-Landesverwaltung und der Kommunen in Halle 9, Stand E 09.

Infoflyer Projekt "Shared Service Digitale Postbearbeitung" (PDF)