Druckoutputmanagement - Modernes Druckoutputmanagement mit cikoPrint

Der Druck von Bescheiden und die Folgekosten (Kuvertieren, Versenden) verursachen heute einen erheblichen Anteil an den laufenden Kosten einer Verwaltung. Die Versendung von Bescheiden und Korrespondenz an den Bürger könnte effizienter und preiswerter abgewickelt werden, wenn der in den verschiedenen Ämtern erzeugte Druckoutput an einer Stelle zusammen geführt und verarbeitet würde. Dies ist der Ansatz der Citkomm-Drucklösung cikoPrint: verteilt erzeugter Druckoutput wird an einer Stelle zusammengefasst.

Ein wichtiger Baustein der Lösung ist daher eine zentrale Plattform für die Erstellung und Zwischenablage des Druckoutputs. Auf dieser zentralen Plattform werden Daten aus verschiedenen Verfahren / Systemen in einer einheitlichen elektronischen Form (z. B. PDF) zur Verfügung gestellt. Dazu werden XML-Daten aus den Fachverfahren, die alle ein Dokument identifizierenden Daten enthalten, zusammen mit einer Formularbeschreibung zu einem druckfähigen Dokument zusammengefügt.

Weitere Funktionalitäten sind u

• zentrale Verwaltung, Steuerung und Archivierung des Druckoutputs
• zentrale Steuerung des Bescheidlayouts
• Datenbank gestützte Online-Komponente mit umfangreichen Recherchefunktionalitäten.

Auf diese Weise eröffnen sich auch Möglichkeiten für zentrale Kuvertierung und Versand. Dadurch werden zum einen durch Portooptimierung und Automatisierung des Druck- und Kuvertierprozesses Aufwand und Kosten im Bereich Drucken reduziert. Zum anderen werden Geschäftsprozesse innerhalb der Verwaltung vereinheitlicht bzw. eingespart. Darüber hinaus wird jeder Druckoutput bereits indiziert, sodass alle Voraussetzungen für die Anbindung von Dokumentenmanagement- bzw. Archivverfahren geschaffen werden.

Des Weiteren können die Dokumente auch an ein durch sichere Authentifizierung geschütztes Bürgerpostfach – ein Bürgerkonto – übergeben werden. Weitere Einsparungen sind möglich, wenn der Druckoutput mehrerer Verwaltungen bei einem Dienstleister wie der Citkomm zusammengefasst wird, der die Bescheide zentral ausdruckt, frankiert und versendet.