Kreditorenmanagement - Modernes Kreditorenmanagement mit cikoProzess

Auch die Reorganisation des Kernprozesses kreditorischer Workflow eröffnet Sparpotenziale. Zwar ist der konkrete Geschäftsablauf in den Bereichen Bestellung und Rechnungseingang in jeder Verwaltung verschieden, i.d.R. besteht er jedoch aus sieben Hauptschritten. Jeder Arbeitsschritt benötigt hierbei den Ursprungsbeleg (Bestellanforderung bzw. Rechnung). Der Vorgang Bestellung / Rechnung geht daher heute per Dienstpost sequentiell durch mehrere Fachämter / -abteilungen. Lange Wegezeiten sind die Folge.

Ein optimiertes Workflowmanagement eröffnet hier Wirtschaftlichkeitspotenziale: Durch die Implementierung eines digitalen Kreditorenmanagements sind Effizienzsteigerungen erreichbar. Die hiermit verbunden Ziele sind:

• Verkürzung von Durchlauf- und Bearbeitungszeiten
• Reduzierung von Prozesskosten
• Transparenz bei der Bearbeitung von Arbeitsaufträgen
• Qualitative Verbesserung der Geschäftsprozesse.

Die Softwarelösung cikoProzess - Module Bestellung und Rechnungseingang - der Citkomm unterstützt den gesamten kreditorischen Workflow. Die einzelnen Schritte von der Bedarfsmeldung über die Bestellung bis hin zum Rechnungseingang werden elektronisch abgebildet. Die Lösung enthält XML-Schnittstellen und unterstützt Web-Services zur standardisierten Anbindung verschiedener Finanzwesen.

Dabei kann bereits die Bestellung elektronisch an das Rechnungswesen übergeben und dort verbucht werden. Die interne Nummer des Rechnungswesens wird an die Workflowlösung zurück gegeben. Die eingehenden Rechnungen werden gescannt und mit den im System bereits gespeicherten Bestellungen abgeglichen. In vielen Fällen kann durch Erkennen interner Vorgangsnummern bereits automatisiert eine Zuordnung der Rechnung zur Bestellung erfolgen. Der Sachbearbeiter bekommt dann einen bereits maschinell vorkontierten Beleg im System zur Verfügung gestellt. Der Kontierungsbeleg ist im Verfahren mit dem originalen Rechnungsdokument verbunden – der Sachbearbeiter kann so seine Prüfung einfach am Bildschirm vornehmen.

cikoProzess ist so parametrisierbar und modular, dass die unterschiedlichen Prozessschritte einer Verwaltung (wie z.B. Freigabe, Rechnungsprüfung, Belegverbuchung, Zahlungsanweisung) individuell abgebildet werden können. Die Beleg-Weiterleitung erfolgt automatisch durch den hinterlegten Workflow.