26.04.2018 15:02 Alter: 115 Tag(e)

1. Schritt zum papierlosen Büro

Erfolgreiche Einführung des kreditorischen Workflows in Welver


Die Gemeinde Welver führte zum 19.04.2018 den kreditorischen Rechnungsworkflow mit der MACH Software ein. Die Auftaktveranstaltung mit dem Kämmerer Camillo Garzen fand am 06. Oktober 2017 statt. Nach sechs Terminen vor Ort hat die SIT die Kundenwünsche in der Software realisiert und die Rechnungen können nun regel- und rollenbasiert abgearbeitet werden. Die Gemeinde Welver und der Dienstleister SIT erwarten eine spürbare Reduzierung der Zeiten von Rechnungseingang bis zur Zahlbarmachung und einen besseren Überblick über den Bearbeitungszustand.

Ferner können ab sofort elektronische Rechnungen im Format ZUGFEeRD (hybride Rechnung aus PDF mit eingebetteten XML-Daten) Format von der Gemeinde Welver verarbeitet werden. Papierrechnungen werden vor Ort eingescannt und in die MACH Software übergeleitet.  

Als Prozessbeteiligte sind fast alle Mitarbeiter der Gemeindeverwaltung in den Workflow eingebunden. Im Rechnungsbearbeitungsprozess sind insgesamt sechs Personen tangiert: Rechnungseingang, Sachbearbeiter im Fachdienst, Budgetverantwortlicher, Buchhaltung, Kämmerer, Zahlbarmachung.

Die Umsetzung der ab dem Jahr 2020 bestehenden Verpflichtung, elektronische Rechnungen im XRechnung-Format entgegenzunehmen, ist aufgrund der Grundlage des bereits jetzt etablierten Systems dann nur noch ein kleiner Schritt. Die Gemeinde Welver ist die erste Gemeinde in Südwestfalen, die mit diesem MACH-Softwaremodul im Echtbetrieb ist.